Vår mailpolicy
Vi anser att personlig integritet är en grundläggande rättighet och att du alltid ska känna dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter.
Att skicka och ta emot mail innebär i princip alltid att man behandlar personuppgifter. Själva mailadressen i sig är oftast en personuppgift och all annan information i meddelandet som kan kopplas till en enskild person är också personuppgifter. Därför har vi upprättat denna mailpolicy som utgår från gällande dataskyddslagstiftning och förtydligar hur vi jobbar för att ta tillvara din integritet.
Vi begränsar användningen av personuppgifter i mail till vad som är nödvändigt för att uppfylla ändamålen och endast nar vi har laglig grund. Vi behandlar personuppgifter som skickas till oss via mail för olika ändamål så som:
- Administration av medlemskapet - Avtal
- Tillhandahållande av träning - Avtal
- Föreningsadministration - Avtal eller intresseavvägning*
- Evenemang - Avtal eller intresseavvägning*
- Kontakt med föreningen - Intresseavvägning*
*Om man tar kontakt med föreningen så utgår vi från att avsändaren vill att vi skall ta emot mailet och att vi skall utföra någon handling utifrån det.
Våra riktlinjer för hantering av mail är följande:
- När vi mottagit och läst mailet gör vi en bedömning om vi ska bevara uppgifterna samt om vi kan behålla dem på laglig grund.
- Om mailet ej behöver behandlas raderas det.
- Vi delar ej personuppgifter som kommer via mail till tredje part om du inte har samtyckt till det.
- Vi använder mail för att kommunicera, inte lagra. När vi har bearbetat ett mail raderas det.
- Vi skickar inte känsliga uppgifter med mail om inte särskilt avtal finns.
- Vi undviker att skicka mail till personer som inte behöver ta del av informationen, dvs vi undviker tex. "svara alla".
- Om vi skickar mail till flera personer så skrivs mailadresserna på "hemlig kopia".
- I samtliga svar ingår en länk till vår mailpolicy.
- Vi strävar efter att behandla endast ett ärende per mailkonversation.
- Vi byter lösenord regelbundet och lämnar inga datorer olåsta obevakat.
- Om mail skickas till fel person så skall föreningens kontaktperson för personuppgifter och GDPR (General Data Protection Regulation) meddelas och bedömning göras om personuppgiftsincident skall rapporteras.